Időgazdálkodás: a legjobb módszerek egy helyen

Sokszor azt sem tudod mihez kapj, annyi feladatod van? Akkor az időgazdálkodás neked is segíthet. Hiába dolgozol lelkiismeretesen, ha nem haladsz, és úgy látod soha nem érsz a feladataid végére. Ebben az esetben érdemes időt szánnod arra, hogy megismerd a legjobb módszereket, amelyek segíteni fognak. Ebben a cikkben összegyűjtöttem neked a legjobb technikákat, és tippeket.

A mai rohanó világban számos területen kell megfelelnünk, így elengedhetetlen, hogy az időgazdálkodás technikáival foglalkozzunk. A munkahelyünkön, párként, szülőként,de bizony barátként is helyt kell állnunk. Számtalan feladatot kell megoldanunk, naponta akár több száz tudatos döntést kell meghozni, tudat alatt pedig, akár több ezret is. Nem csoda, hogy már nap közben elfáradhatunk.  

Az agyunk számtalan dologra képes, viszont úgy, mint egy izomnak, neki is véges az ereje. Éppen ezért amikor csak lehet, különböző módszerekkel, technikákkal segíteni kell a működését, hogy kapacitását, a legfontosabb dolgokra használja fel.

A Tudástár Klub zárása után, rengeteg feladat szakadt a nyakamba. Pár nap alatt kellene behoznom legalább egy hét munkáját, így nem csoda, hogy megrémültem elsőre. Tudtam viszont, hogy egy jó stratégia, technika a segítségemre lesz. Nézd meg a videót, hogy megtudd, hogyan birkóztam meg a feladatokkal.

 

(Szeretnél értesítést kapni az új videókról a Youtube-on? Klikk ide, és iratkozz fel a Youtube csatornámra!)

A videóban bemutatott táblázatot innen is le tudod tölteni . A következőkben ahhoz kívánok segítséget nyújtani, hogy megismerd azt az időgazdálkodás technikát, ami a segítségedre lesz a jövőben. Olvasd el a cikket, majd próbáld is ki a legszimpatikusabbat már holnap.

Legjobb időgazdálkodás technikák

Azt gondolhatnánk, hogy csak elmúlt évtizedek technológiai fejlődése hívta életre az időgazdálkodással foglalkozó technikákat, de ez nem így van.

Már akkor is foglalkoztak ezzel a kérdéssel, amikor egyre több ember kezdett el fizikai, majd szellemi munkát végezni. Sőt, több ezer évvel ezelőtt már Szókratész azt mondta, hogy ne arra törekedj, hogy több feladatot csinálj meg, hanem hatékonyabban végezd el azokat.

Platón azt javasolta, hogy minden nap a 3-4 legfontosabb feladatodra koncentrálj, míg Marcus Aurelius római császárnak az volt a hitvallása, hogy minden zavaró tényezőt ki kell iktatni, mikor fontos munkát kell elvégezni.

Egyértelmű, hogy a hatékonyság a mai világban már elengedhetetlen feltétele a jó munkának. Sok technikát dolgoztak ki az idők során, melyek közül ötöt fogok bemutatni a következőkben. Akár már a cikk elolvasása után is el tudod kezdeni alkalmazni ezeket.

Az időgazdálkodáshoz szorosan kapcsolódik, hogy tisztában legyél a céljaiddal. Korábban részletesen írtam erről, érdemes elolvasnod ezt a cikket is: Célok elérése 5 lépésben: Hogyan tűzd ki, és valósítsd meg céljaid?

1. Használd az Eisenhower mátrixot

Dwight D. Eisenhower az Egyesült Államok 34. elnöke volt, így gondolhatod mennyire fontos volt számára az időgazdálkodás. Az ő nevéhez fűződik többek között a NASA több kutatásának elindítása, az amerikai úthálózat fejlesztése, és már elkezdett lépéseket tenni az alternatív energiák felhasználására is. Ahhoz, hogy minden fontos feladatát el tudja végezni, egy saját metódust használt. Nézzük is meg, mi volt ez.

Első lépésként meg kell határozni, hogy mik az elsődleges feladataid. Ehhez az kell, hogy kiírj magadból mindent. Itt még ne aggódj a sorrenden, csak írd le az összes rád váró feladatot. Ezt követően nézd át őket elölről, majd írj egy F betűt a fontosak, és egy S betűt a sürgősek mellé. Lehet, hogy valami mellé kettő betű is kerül, vagy egy se.

Ezután nézd meg a fontos feladataidat, és határozd meg, hogy melyiknek van a legnagyobb értéke számodra, a vállalkozásodnak, munkatársaidnak. Gondold át, hogy ezek elvégzéséhez hány órára lesz szükséged, és állítsd őket sorrendbe, majd elsőként helyezd el őket az Eisenhower mátrixba.

Eisenhower mátrix

                                                                                                                                                                                  Forrás: saját szerkesztés

Ami sürgős, és fontos feladat, azzal kezd, és addig ne foglalkozz mással, amíg azok el nem készültek. A fontos, de nem sürgős feladatoknak is el kell készülniük, de várhatnak. Azokat a feladatokat, amelyek sürgősek, de nem annyira fontosak, nem muszáj személyesen neked megcsinálni, próbáld meg delegálni őket. Ami nem fontos, és nem is sürgős, felejtsd el, lépj tovább.

Ez a technika akkor lehet igazán hasznos, amikor rád szakad egy nagy csomó feladat, mondjuk egy nyaralás után, és azt sem tudod, hogy mihez kezdj neki. Ekkor érdemes rászánni akár több időt is, hogy rendet tegyél a fejedben. Ha szimpatikus, és ez a megfelelő technika a számodra, akkor alkalmazd minden héten. Most pedig nézzük meg, milyen technikák léteznek még, az időgazdálkodás hatékonyságának növelésére.

 2. A Pomodoro technika

Az agyunk nem csak éjszaka, de nappal is ciklikusan működik. Felfedezték, hogy nagyjából 90 percenként éri el az agyunk működése a csúcsot, és a mélypontot is. Tehát, képtelenség folyamatosan magas szintű szellemi munkát végezni, és fókuszálni. Az időgazdálkodás megtervezése során, így lelkiismeretfurdalás nélkül lehet beütemezni a pihenést, sőt, az még segíteni is fog neked.

Persze, csak ha valóban pihenéssel töltöd ezt az időt, és nem szörfözéssel a neten, vagy cigizéssel a kollégákkal…

A Pomodoro technika alkalmazása során válaszd ki a legfontosabb feladatodat aznapra, majd fókuszálj csak arra 30-90 percen keresztül. Érdemes beállítanod egy órát, ami majd jelez neked. Ezen időszak alatt nincs telefonálás, e-mailezés, vagy más figyelemelterelés, csak te vagy, és a feladatod.

Miután jelzett neked az órád, jön a megérdemelt pihenés. Annak függvényében, hogy mennyit dolgoztál, szánj rá minimum 5 percet, maximum  20-at. Ezt követően pedig, jöhet az újabb munkafázis.

Én például óránként szoktam 5 perc szünetet tartani. Ez kell is, ha számítógép előtt dolgozol, mert jót tesz a szemednek és a hátadnak is. Egy kis mozgás felfrissíti az agyad, és kitűzheted a célod a következő egy órára.

Semmi más nem kell ehhez, csak egy eszköz ami jelez neked, amikor lejár a munkára fordítható időd, és a pihenőd is. Sokan nem a telefonjukat használják, hanem egy sima konyhai órát, vagy a Pomodoro paradicsom időzítőt. Bármelyik eszközt is használod a jövőben, e technika alkalmazásával hatékonyabb, produktívabb leszel, és nagy valószínűséggel minőségibb is lesz a munkád végeredménye.

 3. Az Ivy Lee módszer

Az 1900-as évek elején Ivy Lee volt a produktivitás mestere. A legnagyobb cégek kérték fel, hogy segítsen nekik a versenyképességük növelésében azáltal, hogy megtanítja nekik, hogyan tudnak több munkát, gyorsabban elvégezni. Az ő módszerében is hangsúlyt kap az egyszerűség, hiszen így könnyebb alkalmazni, és betartani, tehát nagyobb hatást lehet elérni vele. Lássuk, mit tartalmaz Ivy Lee módszere.

Minden egyes nap végén, írj le hat darab fontos célt, amit meg kell valósítanod holnap. Figyelj oda, hogy semmiképp nem lépheted túl a hatot. Ezután rendelj fontossági sorrendet ezekhez a feladatokhoz. Másnap pedig kezd a napodat a legfontosabbal, és addig nem léphetsz tovább más feladatra, amíg az nem készült el.

Miután megvan a legfontosabb, haladj tovább, és végezd el a másodikat is, és így tovább. Amennyiben megmaradt valami nap végén, ne aggódj, írd hozzá aznap este is a következő napi feladatokhoz, és rangsorold őket. Ha fontos, akkor a következő napot azzal fogod kezdeni, ami megmaradt az előző napról.

Amennyiben több napon keresztül nem készülsz el egy feladattal, mert mindig 5. vagy 6. helyen van, gondold végig, hogy valóban fontos-e megcsinálnod azt. Ezzel a módszerrel jobban szelektálni fogod, hogy mivel készülsz el biztosan.

4. Intézz el mindent időben technika (GTD)

A David Allen által kifejlesztett technika első lépése, hogy mindent le kell írnod, amit meg szeretnél, vagy meg kell valósítanod. Utána ezeket kisebb részekre kell osztanod.

A gondolataink sokszor cikáznak, így sokszor felesleges agyi kapacitást foglalnak el. Érdemes tehát minden ilyen gondolatot felírni, hogy megnyugtassuk az agyunkat azzal, hogy nem fogjuk elfelejteni. Például vissza kell hívnod valakit, vagy elfogyott otthon a tej, esetleg el kell intézned egy átutalást. A lényeg, hogy írd ki magadból, azért, hogy a feladatodra tudj koncentrálni.

A kisebb, könnyebb feladatokat érdemes lehet megcsinálni azonnal, a nagyobb, összetettebb feladatokat, mint például egy projekt megtervezése, bontsd több kicsire, és kezd el azokat is egyesével megvalósítani.‍ Egy-egy feladat elvégzése után, pipáld ki, hogy készen van, vagy adj magadnak egy piros pontot. Ösztönzően hathat rád, hogy egymás után pipálod ki az elvégzett feladatokat.

Mivel a feladatokat leírod, és rögzíted, az agyadnak nem arra kell koncentrálnia, hogy mennyi mindent kell még megtenned, hanem azzal foglalkozhat, hogy megoldja egyesével azokat. A feladatokat ezáltal könnyeben kezeled, és valósítod meg. Csökkenti a szorongást is, mivel nem a sok feladat vonja el a figyelmed, illetve minden kis feladat kipipálása a siker érzését kelti benned.

5. Kétperces technika

‍Használhatod még az úgynevezett kétperces technikát is. A lényege, hogy ha valamit két perc megcsinálni, akkor végezd el azonnal. Ezt szintén ne csak a munkád területén, hanem a magánéletedben is használd. Megtelt a szemetes? Vidd le azonnal, ne várj vele, míg még valamit ki kell dobnod. Ezzel a halasztásokat tudod még jól csökkenteni.

Viszont vigyázz is ezzel, hiszen ez nem azt jelenti, hogy amikor dolgozol éppen valamin, majd jön egy e-mail, Facebook üzenet, akkor azonnal válaszold is meg. Ebben az esetben kizökkensz a munkádból. Az ilyen feladatokat érdemes blokkosítanod, amikor csak ezekkel a pár perces feladatokkal foglalkozol.

Amikor tehát valami egyszeri, gyors feladat merül fel, és éppen nem zökkent ki, akkor oldd meg, ha viszont sok apróság érkezik, melyek blokkosíthatók, akkor inkább szánj ezekre külön időt. A lényeg, hogy apróságokat kár felirogatni és halogatni, hiszen gyorsabb azonnal elvégezni, és addig sem terhelik a memóriádat.

6. POSEC

Az utolsó tipikus időgazdálkodás technika amit most bemutatok, a POSEC, mely arra hivatott, hogy segítsen elérni a munkavállalók céljait. A különböző lépésein helyesen végigmenve, nem kevesebbet ígér, mint a személyes boldogság elérését.

A rendszer fontossági sorrendben, a munkavállalói célok piramisaként épül fel, és alulról felfelé kell végrehajtani. A következő lépésekből áll:

1. Prioritás: A feladat fontosságának meghatározása a vállalati célok szerint. A munkavállalók időbeosztását a prioritási sorrend határozza meg.
2. Szervezés: A munkavállaló hatékony koordinálása, céljai és feladatai felépítése a feladatlistára.
3. Egyszerűsítés: Minél inkább az automatizálásra kell törekedni, főleg azon feladatoknál, melyek sok időt, és emberi erőfeszítést igényelnek.
4. Gazdaságosság: Keressük a módját, hogy arra is jusson idő, ami nem sürgős, de az alkalmazottak meg szeretnének tenni, például egy konferencia látogatása.
5. Hozzájárulás: Figyelembe venni azokat a feladatokat, melyek eredményei nem azonnal látszódnak, de hosszú távon fontosak lehetnek.

Ez a technika leginkább akkor lesz hasznos számodra ha van alkalmazottad, vagy embereket kell irányítanod, és folyamatosan feladatokat kell kiosztanod.

Miután megismertünk néhány hatékony időgazdálkodás technikát, nézzük meg mit javasolnak a világ legsikeresebb cégvezetői ebben a témában.

9+1 időgazdálkodás tipp milliárdosoktól

Számtalan cégvezetőt, sikeres embert megkérdeztek már, hogy ők milyen módszerekkel gazdálkodnak az idejük felett. Többen alkalmaznak összetettebb módszereket, de sokan csak egy-egy alapszabály szerint élnek, de azt nagyon szigorúan veszik. Most nézzük meg, hogy milyen tippekkel szolgálnak neked a világ milliárdosai.

1. Kezd a napodat a legfontosabbal

Ez a tipp, szinte az összes időgazdálkodó technika során is előjött. Lehet, tényleg meg kellene már fogadni? Sokan kezdik a napjukat „időhúzással”. Tudjuk, hogy majd válaszolni kell az e-mailekre, de nem az a legfontosabb, mégis inkább azzal kezdjük, hiszen az sokszor egyszerűbbnek tűnik, mint leülni, és mondjuk a fél napot arra szánni, hogy megtervezzük a következő projektünket.

Így, pont a legfontosabbak maradnak későbbre, amikor már fáradtabbak vagyunk, így nehezebben is fogjuk megoldani azt. Nagy valószínűséggel ezt a tippet, minden egyes sikeres cégvezető ajánlani tudja.

Ha esetleg problémád akad ezzel, fogadd meg az Airbnb alapítójának, Nathan Blecharczyk tanácsát. Ő fordítva állítja össze a napját, tehát először az estéjét, délutánját tervezi meg, majd csak ezután jön a reggel. Így minden kevésbé fontos dolgát a délutánra ütemezi, hogy reggel a legfontosabbakkal tudjon foglalkozni.

2. Egy nap, egy téma

Az előző tipphez szorosan kapcsolódik  a következő, mely során a napjaidat érdemes különböző tematikus témákként is felosztani. Jack Dorsey a Twitter, és a Square milliárdos alapítója 80 órát dolgozik, 40-40 órát a két cégében. Lehetetlen lenne ezt kivitelezni időgazdálkodás nélkül, és számára a tematikus napok segítettek sokat.

Hétfőnként a menedzsmenttel kapcsolatos feladatokat látja el, keddenként a termékekkel foglalkozik, a szerda a marketing, és a növekedés napja. Csütörtökön foglalkozik a fejlesztéssel és a partnerekkel, míg a péntek a vállalati kultúráról, és toborzásról szól. Szombaton nem dolgozik, míg a vasárnap a tervezésről, stratégiák megalkotásáról szól.

Lehet elsőre neked nem könnyű különböző tematikus napokat tartani, de nyugodtan elkezdheted a hétvégéid megtervezésével is. Például szombat délelőtt az önfejlesztésé, tanulásé, a délután a kirándulásé, vagy a sporté.

3. Mozgás nap közben

A Facebook társalapítója, Dustin Moskovitz nehezen tanulta meg a mozgás, és pihenés fontosságát, így csak egészségügyi problémái után kezdett foglalkozni az időgazdálkodás kérdésével. Rájött, hogy mire ebédelni ment, sokszor már 6-7 órát dolgozott, így nem volt csoda, hogy fáradtnak érezte magát.

Az egészséges, és könnyű ételek fogyasztása, majd az ezt követő pihenés, és testmozgás az, ami hozzá tud segíteni, hogy a napod második felében is energikusan tudj dolgozni. Érdemes lehet hosszabb ebédszünetet tartani, hiszen a hatékonyság növelése miatt, ez nem jelenti azt, hogy tovább is kell dolgoznod.

Tehát ne a feladatok elől fuss el, hanem azért mozogj, hogy könnyebben vedd az általuk eléd támasztott akadályokat.

4. Írj le mindent

Szintén egy sokat hallott, és nagyon egyszerű tipp, mégse fogadják meg sokan. Pedig, a legsikeresebbek folyamatosan használják, legyen szó Bill Gatesről, Richard Bransonról, vagy akár Eminemről.

Azt javasolják, hogy mindent írj ki magadból. Ötleteket az új projektedhez, információkat, érdekességeket, hogy ne foglalják a helyet az agyadban. Ráadásul nagyobb eséllyel cselekszel, ha le is írtad. Ne hidd azt, hogy mindenre fogsz emlékezni, ez lehetetlen. Ezt a tippet én már megfogadtam, és valóban sokat segít.

5. Akkor fejezd be a napod, amikor elfáradtál

Az Intel elnökének a legfontosabb tanácsa, hogy akkor fejezd be a napodat, amikor elfáradtál, és ne akkor amikor elkészültél a feladatokkal. Annak ugyanis nincs értelme, hogy egy adott feladaton „maszatolj” két órán keresztül fáradtan, amikor azt másnap, kipihenten háromnegyed óra alatt is elintézhetnéd.

Sokszor nehéz nekem is abbahagyni a munkát, hiszen egyértelmű, hogy be szeretném fejezni az adott feladatot, de ilyenkor emlékeztetem magam, hogy inkább pihenjek, és másnap majd újult erővel vághatok bele.

6. A megbeszélések során álljatok

Ez Richard Branson, a Virgin Group alapítójának kedvenc megbeszélési stílusa. Egyrészt jó állni egy kicsit, főleg, ha előtte, és utána is számítógép előtt ül az ember, másrészt pedig azt tapasztalta, hogy gyorsabban a tárgyra térnek, majd döntenek állva, mint ha ülnének.

Érdemes bevezetned, majd alkalmaznod azt a szót, hogy „fókusz”. Amikor valaki elkalandozik, eltér a tárgytól, csak annyit kell mondani, hogy fókusz, és mindenki tudja, hogy vissza kell térnie a beszélgetésnek az eredeti medrébe.

Ez akkor hasznos, amikor alapvetően is sok a megbeszélnivaló, szerettek is egymással beszélni, ötletelni. Az viszont nem hatékony időgazdálkodás, ha ide-oda csapongtok a témák között, vagy sztorizásba megy át a megbeszélés.

7. Mondj sokszor nemet

Alapvetően ezt is sokszor hallottuk már, viszont Jeff Weiner, a LinkedIn igazgatója, nem csak „nemet” mond, hanem egy egész listát készít belőle. Érdemes lehet neked is minden olyan tevékenységedet, szokásodat végigvenni, és megnézni, melyek azok amik nem visznek előre. Ezt követően pedig minden reggel átnézni, hogy mi mindenre kell nemet mondanod, hogy ha felmerülnének a jövőben.

Steve Jobs is következőt mondta: „Az emberek azt hiszik, hogy a fókuszálás azt jelenti, hogy arra mondasz igent, amire koncentrálni akarsz. A fókuszálás azonban nem ezt jelenti. Arra vonatkozik, hogy nemet mondasz arra sok száz másik dologra, ötletre ami létezik.”

Például, ilyen lehet, hogy ne e-mailezéssel kezdjem a napot, vagy reggelente nincsenek megbeszélések, esetleg nincs reggeli kávé, amíg nem reggeliztem. Nem csak a munkával kapcsolatos cselekedeteinkben lesz hasznos egy ilyen lista, hanem a magánéletben is.

Egy kis idő után rögzülni is fognak, de a lista átnézése, még akkor is maradjon meg reggeli rutinként, amikor már betéve tudod azt. Sőt! Igyekezz hozzá írni még több dolgot, és javítsd ezzel is a hatékonyságodat.

8. Válaszolj az e-mailekre röviden, és azonnal

A Facebook vezetői rendkívüli módon odafigyelnek, hogy ne teljen el sok idő egy-egy e-mail megválaszolásával. Igyekezz minél rövidebben megválaszolni őket, illetve koncentrálj arra, hogy ne vigyen el több percet a munkaidődből. Amennyiben elég egy „ok”, akkor ne költs hozzá plusz mondatokat.

Gyakorlással tudsz javítani a kifejező képességeden is. Így a későbbiekben 2 mondat is lehet elég lesz ahhoz, hogy megértesd magadat, és nem kell hozzá két bekezdés.

Bónusz tippem számodra: Amennyiben Gmailt-ot használsz, le tudsz tölteni egy olyan kiterjesztést innen, ami meggyorsítja az e-mailek írását. Előre fel tudsz vinni válaszokat, így ezek után, ha olyan választ kell adnod, amit sűrűn el kell küldened, akkor máris spóroltál vele egy kis időt.

De nem csak email esetén lehet hasznos, ha sablonokat készítesz. Ha többször fordul elő egy feladat, akkor nem kell mindig előlreől elvégezned. Készíts sablonokat, amiket később csak módosítanod kell.

9. Légy fegyelmezett

E nélkül ugyanis nem fog működni egyik módszer sem, tartja Andrew Mason, a Groupon társalapítója. Hiába fogsz kiválasztani néhány szimpatikus technikát, módszert, ha csak pár napig fogsz mellette kitartani. Mint oly’ sok minden az életben, ez is egy folyamat. Kezdd el, és folytasd kitartóan, majd személyre is szabhatod, miután már biztosan tudod, hogy neked mi működik, és mi nem.

+1 Kösd össze a kellemest a hasznossal

Ezt az időgazdálkodási tippet nem hallottam milliárdosoktól, de én gyakran használom. Mindig igyekszem összekötni az intézni valókat valami mással. A héten például mennem kell Kecskemétre, így már kifejezetten ott kerestem eladó kamerát. Így amikor indulok majd haza, akkor 5 perc alatt el tudom intézni a vásárlást, nem nekem kell rohangálnom. Budapesten egy ilyen vásárlás biztosan több órát venne igénybe.

Emellett arra is igyekszem odafigyelni, hogy amikor úton vagyok, akkor az is hasznosan teljen. Tudok e-mailt írni, olvasni, vagy egy hangoskönyvet hallgatni. Gondold végig, hogy neked milyen üresjáratok vannak az életedben, és igyekezz azt az időt is hasznosan tölteni.

Fogadd meg az itt leírt tippeket, és biztosan nőni fog a hatékonyságod. Ezeket megtámogatva, érdemes lehet valamilyen applikációt is segítségül hívnod. Nézzük meg milyen lehetőségeid vannak.

Időgazdálkodás applikációk

Szerencsére manapság már nagyon sok asztali számítógépre és/vagy telefonra optimalizált applikáció közül lehet választani. Csakúgy, mint a különböző technikáknál, és tippeknél, érdemes többet is kipróbálnod, és annál maradni ami neked a legjobban beválik, amit a legkönnyebben tudsz kezelni, és azt tudja amire szükséged van.

A legtöbb szoftver egy átlagos felhasználó esetén vagy ingyenes, vagy elég alacsony összeget kérnek érte. A következőkben bemutatok néhányat, amit én is alkalmazok.

1. Időgazdálkodás pluginnal

Van egy StayFocusd nevezetű Google Chrome plugin, mellyel beállíthatod, hogy bizonyos ideig ne tudj egyes oldalakat megnézni. Túl sokat Facebookozol, vagy 10 percenként frissíted az Indexet? Töltsd le, és használd, hogy minél kevesebb időt tölts azokon az oldalakon, ahol nem a munkaidőben kellene szörföznöd.

Egy másik alkalmazás, szinte kéz a kézben jár az előzővel. Itt tudod mérni, hogy melyik oldalon, mennyi időt töltöttél. Érdekes, és hasznos statisztikákat kaphatsz a segítségével. Akár azt is meg tudod tenni ezzel az applikációval, hogy előre beállítod, hogy adott oldalon, maximum mennyi időt tölthetsz el, és miután eléred azt, letiltja az adott honlapot.

Népszerű alkalmazás még az IFTTT, és a Zapier is, de találsz még nagyon sokat. A következőkben bemutatom azt a kettőt, amit én használok.

2. Időgazdálkodás Asanával

Bármilyen munkában, és a magánéletben is fontos a tervezés. Főleg, ha másokkal is együtt dolgozol, és rögzíteni kell a feladatokat, illetve, ha azokat másnak kell megnéznie miután elkészültek. Az Asana használatával könnyedén tudjátok oda-vissza adni a feladatokat, hogy ha azokat például vissza kell dobnod javításra.

Szerintem egy nagyon gyorsan tanulható rendszere van, és kis csapatoknak nagyon hatékonyan tud segíteni, ráadásul ingyenesen is tudod használni. Tudod a feladatokat kommentálni, könnyen szúrhatsz be képeket, file-okat, akár Dropboxból, így nem az e-mail fiókodat terheled, hanem minden egy helyen lesz.

Amikor pedig elkészül a feladat, akkor archiválhatod, de később is minden megmarad, így ha valamire szükséged lesz belőle, minden ott van egy helyen.

Az Asana felhasználói felülete

Látható, hogy a feladatokat szépen egymás után fel lehet venni, majd egy dátumot kell hozzárendelni mindhez. Az aznapi, és a holnapi feladataid zölden fognak világítani, míg amivel elmaradtál, pirossal jelzi a rendszer. A feladatokon egyszerűen tudsz módosítani, megjegyzést, vagy éppen dokumentumot hozzáfűzni.

3. Időgazdálkodás Toggle-el

A Toggle egy egyszerű, és ingyenes időmérő eszköz. Szeretem benne, hogy akár számítógépen, akár telefonos appként is tudom használni, így mindig, mindent tudok rögzíteni. A lényege, hogy méred, mivel, mennyi időt töltesz.

Könnyedén felvihetsz különböző projekteket, feladatokat, és utána hasznos statisztikákat kaphatsz. A legtöbb esetben alul vagy túlbecsüljük azt az időt, ami egy-egy feladathoz kell. Ez segít abban, hogy egy idő után meg tudd mondani, hogy legközelebb mire, mennyi időt kell szánnod.

Például, most már elég jól meg tudom határozni, hogy egy ilyen cikk megírásához 8-9 órára van szükségem. Szintén pozitívum benne, hogy a csapattagjaidat, vagy a munkatársaid idejét is láthatod, így egy-egy elemzés után javítani lehet a hatékonyságot, és jobban menedzselhetitek a feladatokat, időtöket.

A Toggle felhasználói felülete

A képen látható módon tudod megnézni, hogy mikor, milyen feladattal, mennyi időt töltöttél. Azt te döntsd el, hogy mit akarsz mérni, mivel van aki még azt is méri, hogy mennyi időt töltött a zuhanyzóban, van aki pedig csak a munkával kapcsolatos feladataira koncentrál. Bárhogy is legyen, hasznos statisztikákat láthatsz majd a Toggle segítségével.

Összegzés

Az időgazdálkodással már évezredek óta foglalkozik az emberiség. Nem véletlen, hiszen mindannyian tudjuk, hogy egy elvesztegetett napot, már soha nem kaphatunk vissza. Éppen ezért sokan igyekeznek a lehető legtöbbet kihozni a napjukból, több-kevesebb sikerrel. Ebben a cikkben bemutattam néhány hasznos technikát, és 10 tippel is szolgáltam, hogy növelhesd a hatékonyságodat.

Láthattad, hogy amellett, hogy sok technika létezik arra, hogy az időgazdálkodás szempontjából is fejlődj, manapság már különböző applikációk is a segítségedre lehetnek. Érdemes megnézned többet is, én kezdésnek a Toggle-t, és az Asanát mindenképp tudom javasolni. Emellett a különböző pluginok között is válogass, biztosan találsz olyat, amivel megkönnyíted a munkádat.

Viszont egyik módszer sem ér semmit, ha nem használod. Azt javaslom, válassz ki egy számodra szimpatikus technikát. Ezt követően olvasd el többször is a tippeket, majd nézz meg néhány alkalmazást, és kezd el használni azokat, melyekre úgy érzed a legnagyobb szükséged van.

Te alkalmazol valamilyen időgazdálkodással kapcsolatos technikát? Ismersz még néhány hasznos applikációt? Írd meg kommentben, hogy mások is kipróbálhassák.